Im Zusammenhang mit einer Reihe von rechtlichen Änderungen, die mit der Einführung der DSGVO 1 in unserem Rechtssystem einhergehen, und als Folge der Änderung des Arbeitsgesetzbuches vom 4. Mai 2019 haben sich die Regeln für die Durchführung der Anwerbung von Kandidaten für Arbeitnehmer geändert. Daher sollten die bisher üblichen Geschäftspraktiken, die den Beschäftigungsprozess begleiten, überprüft werden.
Zu beachten sind die weitreichenden Folgen des geänderten Wortlauts von Artikel 221 § 5 des Arbeitsgesetzbuches, wonach "die Weitergabe personenbezogener Daten an den Arbeitgeber in Form einer Erklärung der betroffenen Person erfolgt. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass die persönlichen Daten der in § 1 und 3 genannten Personen dokumentiert werden, soweit dies zu ihrer Bestätigung erforderlich ist".
Bislang musste ein Bewerber für einen Arbeitnehmer bei der Einreichung eines Lebenslaufs bei einem neuen Arbeitgeber damit rechnen, dass der potenzielle Arbeitgeber die dort gemachten Angaben überprüfen wollte. Meistens war sie z.B. mit der Kontaktaufnahme mit dem im Lebenslauf angegebenen aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber verbunden, um Informationen über den Verlauf der Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer zu erhalten.
Es ist zu beachten, dass solche Handlungen (ohne die vorherige Zustimmung des Mitarbeiters, vorzugsweise schriftlich gemäß dem Grundsatz der Verantwortlichkeit) derzeit nicht autorisiert sind. Diese Position wurde auch vom Amt für den Schutz personenbezogener Daten bestätigt, so dass die Vorlage des so genannten Zeugnisses durch den Bewerber für die Stelle den Arbeitgeber nicht berechtigt, sich mit der Stelle in Verbindung zu setzen, um zusätzliche Informationen über den Bewerber zu erhalten. Es ist zu bedenken, dass die Übermittlung von persönlichen Daten an den Arbeitgeber in Form einer Erklärung der betreffenden Person erfolgt. Daher kann ein potenzieller Arbeitgeber den früheren Arbeitgeber nicht um Informationen über die Aufgaben bitten, die der Kandidat bei dieser Einrichtung erfüllt hat, und um seine Meinung über den Arbeitskandidaten. Während des Rekrutierungsprozesses sollte der Kandidat selbst die Quelle von Informationen über den Verlauf der beruflichen Arbeit sein.
Eine weitere Praxis, die von den Arbeitgebern genutzt wurde, war z.B.: Universitäten um eine Bestätigung der Ausbildung oder Studiums zu bitten. Mit der Änderung der Vorschriften verlor der Arbeitgeber das Recht, die vom Kandidaten für den Arbeitnehmer vorgelegten Diplome, Bescheinigungen usw. zu überprüfen. Unter Bezugnahme auf die oben genannte Bestimmung des Arbeitsgesetzes ist zu beachten, dass die Bereitstellung persönlicher Daten an den Arbeitgeber in Form einer Erklärung der betreffenden Person erfolgt, so dass die Praxis der zusätzlichen Überprüfung der vom Kandidaten erhaltenen Informationen die Rechte und Freiheiten der Person verletzen würde. Wenn Zweifel an der Echtheit der vom Arbeitnehmer (auf Antrag des Arbeitgebers) vorgelegten Dokumente aufkommen, kann der Arbeitgeber eine Mitteilung über die Möglichkeit der Begehung eines Verbrechens der materiellen Fälschung im Sinne von Artikel 270 des Strafgesetzbuches einreichen.
In großen Unternehmen mit Kapitalbindung konnten wir das Phänomen beobachten, die so genannten "schwarzen Listen" ehemaliger Mitarbeiter zu führen - Personen, bei denen das Arbeitsverhältnis aus Gründen, die der Arbeitnehmer zu verantworten hat, beendet wurde. Diese "schwarzen Listen" zielten meist darauf ab, die Beschäftigung eines solchen Mitarbeiters bei einer Tochtergesellschaft oder einem anderen Unternehmen mit Kapitalbindung zu verhindern. Es verstößt gegen das Gesetz, solche "Listen" zu führen, da es keine rechtliche Grundlage für den Informationsaustausch zwischen Arbeitgebern über ihre Arbeitnehmer gibt. Darüber hinaus kann die Erstellung solcher Listen zu einer Diskriminierung des Arbeitnehmers und damit zu einem möglichen Rechtsanspruch führen.
Ebenso häufig sind Arbeitgeber mit dem Phänomen konfrontiert, dass sie Lebensläufe erhalten, obwohl sie keinen Einstellungsprozess führen. Die gängigste Praxis unter den Arbeitgebern war es, einen solchen Bewerbungsantrag in einem separaten Ordner oder Briefkasten für eine mögliche spätere Verwendung aufzubewahren. Es ist zu beachten, dass der Arbeitgeber, wenn er nicht beabsichtigt, den Einstellungsprozess durchzuführen, die Daten des Kandidaten aus seinen Akten entfernen sollte. Es ist auch zulässig, mit dem Kandidaten Kontakt aufzunehmen, um die Erlaubnis zur Verarbeitung seiner persönlichen Daten für die Zwecke einer zukünftigen Einstellung zu erhalten.
In Anbetracht der Anzahl der Änderungen von Vorschriften empfehlen wir, vor geschäftlichen Entscheidungen Konsultationen durchzuführen, um rechtliche Risiken zu minimieren. Sollten Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Für weitere Informationen zum Arbeitsrecht wenden Sie sich bitte an Mateusz Pergałowski (mateusz.pergalowski@bsjp.pl).
1 Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr sowie zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Allgemeine Datenschutzverordnung).