Ograniczenia wynikające z RODO przy prowadzeniu rekrutacji

W związku z szeregiem zmian prawnych towarzyszących implementacji RODO^[1] do naszego porządku prawnego, a w konsekwencji nowelizacją Kodeksu pracy z dnia 4 maja 2019 roku, zmianie uległy m.in. zasady prowadzenia rekrutacji kandydatów na pracowników. Tym samym dotychczas powszechnie stosowane praktyki biznesowe, towarzyszące procesowi zatrudnienia winny zostać zweryfikowane.

Zwrócić należy uwagę na daleko idące konsekwencje znowelizowanego brzmienia art. 22¹ § 5 k.p. zgodnie, z którym „Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”

Dotychczas kandydat na pracownika składając CV do nowego pracodawcy, musiał liczyć się z tym, że potencjalny pracodawca będzie chciał zweryfikować podane tam informacje. Najczęściej wiązało się to z np.: z nawiązaniem kontaktu z obecnym lub byłym pracodawcą wskazanym w CV, celem uzyskania informacji dotyczących przebiegu współpracy z pracownikiem.

Zaznaczyć należy, że obecnie takie działanie, (bez uprzedniej zgody pracownika wyrażonej najlepiej na piśmie zgodnie z zasadą rozliczalności) będzie nieuprawnione. Stanowisko to zostało również potwierdzone przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), tym samym złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Pamiętać należy, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat.

Kolejną praktyką stosowaną przez pracodawców, było zwracanie się np.: do uczelni wyższych, z prośbą
o potwierdzenie odbytych studiów, czy szkoleń. Wraz ze zmianą przepisów, pracodawca stracił uprawnienie do weryfikacji przedkładanych przez kandydata na pracownika dyplomów, zaświadczeń itp. Odwołując się do przytoczonego powyżej przepisu Kodeksu pracy, zaznaczyć należy, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, w konsekwencji, praktyka polegająca na dodatkowej weryfikacji informacji uzyskanych od kandydata, naruszałaby prawa i wolności osoby. Gdyby pojawiły się wątpliwości, co do prawdziwości przedłożonych przez pracownika (na żądanie pracodawcy) dokumentów, pracodawca może złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa fałszerstwa materialnego określonego w art. 270 k.k.

W dużych spółkach powiązanych kapitałowo, można było zaobserwować zjawisko prowadzenia tzw. „czarnych list” byłych pracowników – osób, z którymi został rozwiązany stosunek pracy, z przyczyn leżących po stronie pracownika. Niniejsze „listy” najczęściej miały na celu uniemożliwienie zatrudnienia takiego pracownika, przez którąkolwiek spółkę córkę, czy inną spółkę kapitałowo powiązaną. Prowadzenie takich „list”, jest sprzeczne z prawem, bowiem brak jest podstawy prawnej do wymieniania się informacjami między pracodawcami o pracownikach. Dodatkowo tworzenie takich zbiorów może prowadzić do dyskryminacji pracownika, a w konsekwencji z ewentualnym roszczeniem sądowym.

Równie często pracodawcy spotykają się ze zjawiskiem otrzymywania CV, mimo braku prowadzenia rekrutacji. Najczęstszą praktyką wśród pracodawców było pozostawianie takiej aplikacji kandydata
w oddzielnym segregatorze lub na skrzynce mailowej, do ewentualnego późniejszego wykorzystania. Nadmienić należy, że jeżeli pracodawca nie zamierza prowadzić rekrutacji, winien usunąć dane kandydata ze swoich zbiorów. Dopuszczalne jest również nawiązanie kontaktu z kandydatem, celem otrzymania zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, dla celów przyszłych rekrutacji.

Biorąc pod uwagę ilość zmian w przepisach, rekomendujemy przeprowadzenie konsultacji przed podjęciem biznesowych decyzji, celem minimalizacji ryzyk prawnych. W razie jakichkolwiek pytań, pozostajemy do Państwa dyspozycji. Więcej informacji na temat prawa pracy udzieli Państwu mec. Mateusz Pergałowski (mateusz.pergalowski@bsjp.pl ).