Telepraca a praca zdalna na gruncie Kodeksu pracy

W ostatnim czasie dużo mówi się w mediach o rozprzestrzeniającym się koronawirusie i metodach minimalizacji możliwości zarażenia się tą chorobą. Część pracodawców decyduje się na wprowadzenie środków zapobiegawczych jak np. ograniczenie podróży służbowych i delegacji do krajów podwyższonego ryzyka, wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej (maski higieniczne, żele dezynfekujące itp.), lub właśnie tymczasowe zmniejszenie ilości osób obecnych w biurze na rzecz „pracy zdalnej”.

Dodatkowo wielu pracodawców zaznacza w swoich ofertach pracy, że dopuszczają możliwość wykonywania pracy również zdalnie. Założeniem przyświecającym takiemu rozwiązaniu jest możliwość elastycznego wykonywania swoich obowiązków, redukowanie strat czasu na dojazdy i powroty do biura. Pracownicy powszechnie określają pracę zdalną jako tzw.: „home office”.

Biorąc pod uwagę przepisy Kodeksu pracy, nie znajdziemy odpowiedniego uregulowania prawnego określającego taki sposób świadczenia pracy. Jedyną pokrewną instytucją prawną jest możliwość wykonywania pracy w formie telepracy, która w swojej naturze nie pokrywa się z potocznym rozumieniem pracy zdalnej.

Zasadą jest, że dopiero przy regularnym wykonywaniu pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, mówić możemy o wykonywaniu pracy w formie telepracy. To właśnie kryterium regularności i powtarzalności ma decydujące znaczenie przy uznaniu, czy w danym przypadku mamy do czynienia z telepracą, czy z pracą zdalną.

Na marginesie wskazać należy, że każdorazowo przy wprowadzaniu pracy zdalnej (np. prewencyjnie z powodu infekcji panującej w biurze), nie można przymusowo izolować pracowników, ponieważ może to nosić znamiona mobbingu lub dyskryminacji w zależności od spełnienia konkretnych przesłanek ustawowych. W przypadku pracy zdalnej, każdorazowo pracownik i pracodawca ustalają dni, w których pracownik będzie wykonywać pracę zdalnie.

W zależności od rozwiązań technicznych warto w ustaleniach, co do terminów pracy zdalnej, uzgodnić również, w jaki sposób pracownik ma zgłosić pracodawcy, rozpoczęcie i zakończenie pracy (np.: przez zalogowanie się do wewnętrznego systemu, zgłoszenie mailowe, itp.), celem uniknięcia wątpliwości czy pracownik faktycznie wykonywał swoje obowiązki lub czy pozostawał w dyspozycji pracodawcy.

Zarówno praca zdalna jak i telepraca nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników i telepracowników. Dlatego ustalenie sposobu potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy ma istotne znaczenie. Wyjątkiem są przypadki, gdy pracownik świadczy pracę w systemie zadaniowego czasu pracy, wtedy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest bezprzedmiotowe (elementem kontroli pracy jest tylko sprawdzenie, czy wyznaczone zadania zostały wykonane w ustalonym terminie, odnotowanie nieobecności spowodowanych chorobą, zwolnień okolicznościowych, urlopów, szkoleń, delegacji służbowych, itd.).

Wprowadzenie telepracy jako formy świadczenia pracy, jest bardziej skomplikowanym i formalnym procesem. Można wprowadzić telepracę przez zawarcie stosownego porozumienia między pracodawcą a związkami zawodowymi, przez wprowadzenie odpowiednich postanowień do regulaminu pracy lub na wniosek pracownika zarówno przy zawieraniu umowy o pracę jak i w trakcie zatrudnienia.

Przy telepracy ustawodawca nakłada na pracodawcę m.in. obowiązek zapewnienia sprzętu telepracownikowi niezbędnego do wykonywania pracy w tej formie, w tym pokrycie kosztów związanych z jego instalacją, serwisem, eksploatacją, konserwacją, zapewnienie pomocy technicznej oraz niezbędne szkolenia w zakresie obsługi tego sprzętu itp.

Dobrą praktyką jest również zawieranie odrębnej umowy między telepracownikiem, a pracodawcą regulującej m.in. zakres ubezpieczenia sprzętu pracodawcy niezbędnego do świadczenia pracy, sposób i formę kontroli wykonywania pracy, zasady ochrony danych przekazywanych pracownikowi itp.

Kolejną odmiennością między telepracą a pracą zdalną jest uprawnienie pracodawcy do kontroli telepracownika w miejscu wykonywania pracy, (chyba że telepraca ma miejsce w mieszkaniu telepracownika, w takim bowiem przypadku telepracownik musi wyrazić uprzednią zgodę na przeprowadzenie kontroli). Przy pracy zdalnej pracodawca nie ma ustawowych podstaw prawnych do wykonywania kontroli w miejscu świadczenia pracy przez pracownika.

Ponieważ brak jest uregulowań kodeksowych dotyczących pracy zdalnej, strony każdorazowo samodzielnie ustalają zasady i warunki, na jakich będą świadczyć pracę zdalnie, co daje im większą swobodę w kreowaniu tego stosunku w zależności od bieżących potrzeb pracodawcy lub pracownika.

Przed podjęciem decyzji co do sposobu i formy wprowadzenia pracy zdalnej, czy telepracy należy dokonać oceny, założeń i wtłoczyć je w ramy odpowiedniej instytucji prawnej odpowiadającej modelowi biznesowemu klienta.

Kancelaria z przyjemnością przygotuje dla Państwa m.in. zindywidualizowane rozwiązania z zakresu prawa pracy, czy doradzi przed podjęciem decyzji biznesowej.